Att det förekommer konflikter är oundvikligt – det är helt enkelt en del av livet och av arbetslivet.
Det finns inte två personer som är likadana och när våra olika sätt att tänka, våra olika målsättningar och våra olika idéer möts kan lätt konfliktytor uppstå. Vi på Starck & Partner tycker däremot inte att man som chef, medarbetare eller HR ska vara rädd för konflikter.
Oftast kommer olika förändringar ut efter en konflikt, förändringar som kan gynna alla parter. Då en konflikt löses på ett konstruktivt sätt ser vi ofta att det kan leda till bättre idéer, mer effektiva samarbeten och faktiskt även till goda arbetsrelationer mellan två parter som tidigare inte gått ihop.
Genom god konfliktlösning på arbetsplatsen kan både organisationen och medarbetarna få möjlighet att utvecklas!
Här presenterar vi sex vanliga konflikter och hur man kan lösa dem
Den vanligaste rotorsaken till konflikter som vi möter är brister i kommunikationen med missförstånd som följd. Det är inte ovanligt att våra fördomar och även passivt-aggressivt beteende bidrar till att konfliktytor skapas och vidmakthålls, ibland under mycket lång tid.
Starck & Partners konsulter har mött konflikter som pågått under flera år på arbetsplatser och som lett till sjukskrivningar, till dåliga prestationer och till grupperingar. När man väl kartlägger konflikterna, sätter ord på vad det är som skett och sker, så går faktiskt de flesta att lösa på konstruktiva sätt. Vi måste inte älska våra kollegor men vi måste klara av att arbeta sida vid sida även med de individer som vi inte skulle ha som privata vänner.
1. Konflikter grundade i ömsesidigt beroende/ uppgiftsbaserade konflikter
Dessa konflikter och motsättningar uppstår i situationer där individer är beroende av varandra för att kunna leverera just sin uppgift. Det är inte ovanligt att konflikterna sker i projekt där en individ ska avsluta något för att en annan sedan ska ta över. Här skapas konfliktytor när man måste koordinera sina uppgifter. En individs eget bidrag och hur bra leveransen blir av sin uppgift blir helt beroende av huruvida en annan person har gjort sitt jobb på ett tillfredsställande sätt. Det är inte svårt att förstå att detta kan leda till konflikter.
Så hur löser man dessa uppgiftsbaserade konflikter? Som chef behöver man delegera uppgifter med tydlighet. All typ av otydlighet kring deadlines eller ansvar kommer vara grund för konflikter. Kommunicera istället vikten av att utföra uppgiften på ett bra sätt, och vilken roll alla har i projektet. Alla behöver ha en tydlig förståelse över sitt bidrag och vilka deadlines som gäller för var och en.
2. Ledarskapskonflikter
Alla chefer har sitt eget sätt att leda, oavsett hur många kurser och ledarprogram som man går på. Och alla medarbetare reagerar på olika sätt på sin chefs ledarstil.
Vissa chefer är modiga och karismatiska, gillar att stå i centrum och engagera sina medarbetare, andra är mer bakåtlutade och kanske mer avvaktar medarbetaren att själv söka stöd i sitt arbete. Vissa chefer är väldigt tekniska och strikta när det kommer till regeluppfyllnad och andra är mer frånvarande och förväntar sig självständiga medarbetare som själva tar ansvar.
För att lösa potentiella konflikter som baseras på ledarstilar är ett bra tips att fokusera på det som sammanför oss – respekten för varandra för att gemensamt uppfylla vårt uppdrag. Påpeka målet med varför vi är på arbetet, vad det är som vi ska uppnå tillsammans och hur allas bidrag är viktiga.
Dessutom vill vi uppmuntra alla chefer att bli medvetna om sin ledarstil och hur detta kan inverka på medarbetarna som de ska leda. Hos Starck & Partner genomför vi ofta testning med Hogan Assessment System för att just skapa en medvetenhet kring styrkor, men även fallgropar. Genom att veta hur man som chef uppfattas utifrån kan man justera sina beteenden när man ser att de inte är fruktbara eller kompatibla med våra medarbetare.
Vi är alla olika, det är en sanning vi helt enkelt inte kan rymma från!
3. Konflikter som uppkommer på grund av olika arbetsstilar
Precis som det finns olika sätt att leda så finns det olika sätt att arbeta på. Vissa av oss föredrar att arbeta när andra i team där man gemensamt löser uppgifter, andra föredrar att arbeta ensam och får mer gjort när dem är ostörda. Vissa medarbetare behöver mer riktlinjer för hur de ska lösa olika uppgifter medan andra är väldigt självständiga och föredrar att själva komma fram till hur uppgiften ska lösas. Vissa av oss tycker om deadlines och presterar som allra bäst under tidspress medan detta kan få andra att helt bli handlingsförlamade och inte få något gjort.
För att som chef lösa dessa typer av konflikter vill vi åter igen påpeka att prata om det gemensamma målet. Vi kan däremot ha olika vägar vi föredrar för att nå dit.
Vi behöver inom en arbetsgrupp förstå att vi är olika som individer och förstå att detta kan vara en framgång för organisationen som helhet. Att kunna samarbeta och ha en respekt för individer som skiljer sig från oss är något som vi som chefer kan förvänta oss från våra medarbetare, men som ofta även måste kommuniceras. Alla måste förstå förväntansbilden.
4. Personlighetsbaserade konflikter
Ok – vi är alla OLIKA. Det är ändå förvånansvärt hur ofta vi på Starck & Partner möter konflikter som har sin grund i att vi inte förstår eller accepterar att detta är fallet. Vi kommer under vårt liv alltid stöta på individer som vi inte känner att vi har något gemensamt med, individer som vi känner trycker på våra ömma tår eller som vi till och med tycker illa om.
Det är viktigt att se att så som vi uppfattar andra inte alltid är en sanning som säger oss vilka dessa individerna egentligen är, en uppfattning är en uppfattning och ofta baserad på fördomar och tidigare erfarenheter vi bär med oss. Detta för oss tillbaka till det här med empati och förståelse. Försök att utmana dina egna tankar om hur andra är, försök att aktivt leta efter beteenden kan motsäga den bild du har av personen ifråga. Öppna upp dig för att ändra din syn!
Att ändra åsikt om andra vet vi är mycket svårt. Vår hjärna är programmerad att skapa snabba beslut och ge oss snabba underlag för hur vi ska bete oss. Men när det kommer till arbetsplatskonflikter är detta verkligen något som vi ser kan sätta käppar i hjulet för att kunna både utföra sina arbetsuppgifter och för att trivas på ett arbete.
Tänk dig in i denna situationen, du sitter i en bilkö på väg till arbetet och någon kör snabbt in framför dig. En vanlig reaktion är att vi säger några fula ord om hur hemsk denna person måste vara, självisk som utsätter dig för en risk att vara med i en olycka. Men vi vet alla hur vi själva kör i tider av akuta händelser, hur vi med ett sjukt barn i bilen eller när vi är försenade till något viktigt möte tenderar att köra mer vårdslöst. Du vet själv hur du försvarar dina egna beteenden men när det kommer till att notera andras beteenden är vi ofta snabba med fördömanden.
5. Kränkande särbehandling, mobbing och sexuella trakasserier
Det finns tyvärr situationer som är betydligt mer allvarliga på en arbetsplats och där individer blir starkt negativt påverkade. Det är ca 9 % av all arbetsför befolkning som i Sverige uppger att man någon gång blivit mobbad på arbetet. Mobbing är något som vi brukar definiera som kränkningar som pågår under längre tid, mer systematiskt än kränkande särbehandling. Detta uppkommer till den förfärliga siffran 450 000 personer. I situationer av kränkande särbehandling, diskriminering eller sexuella trakasserier finns en stark skyldighet att arbetsgivaren agerar skyndsamt.
Detta är en situation där fler behöver involveras. Om du som chef har en HR funktion på din arbetsplats – ta hjälp av denne. Annars – ta gärna kontakt med oss på Starck & Partner så hjälper vi dig. Vi har specialiserad personal som både utreder och som kan hjälpa till efter en utredning.
Tyvärr är det inte alltid lätt att samexistera på en arbetsplats, och trakasserier, mobbing och kränkningar förekommer alldeles för ofta.
6. Kreativitetskonflikter
Konflikter kan även uppstå då kreativa sinnen ska mötas. Här är faktiskt konfliktytorna ofta en stor möjlighet för att göra idéer än bättre, för att pröva idéerna vi har och få dem ifrågasatta av individer som är olika oss själva. Genom att medarbetare får möjlighet att tillsammans brainstorma idéer kan nya idéer skapas, vi tränas i att förstå andra och vi ser även dessa situationer som starkt lärande.
Vi lär oss och vi växer genom oliktänkande!
Varför är konfliktlösning så viktigt på arbetsplatsen?
Konflikter som lämnas för att själva blåsa över kan skapa stora bekymmer på en arbetsplats. Vi ser såväl sjukskrivningar, kränkande särbehandling och mobbing och även mycket svaga arbetsprestationer som följer som kommer av att lämna konflikter olösta. Vi ser korttidsfrånvaro och hur grupperingar dras in i personkonflikter och leder till att hela grupper underpresterar. Dessutom kan det finnas en stark negativ effekt på kulturen på arbetsplatsen. Vem vill arbeta på ett jobb där man kan ta på spänningen i fikarummet, eller där miljön osar av passiv aggressivitet?
Låt oss summera!
1. Lugna ner situationen
Första steget i konflikthantering handlar om att lugna ner de känslor som kan finnas uppe. Vi behöver ta konflikten på allvar. Är det du själv som är i en konflikt vill vi uppmuntra dig att försöka ta ett steg tillbaka lugna dig själv och sedan ta kontakt med den andra parten på egen hand. Och gör detta innan spänningen mellan er växer till något som inte är går att ändra på. Tillåt inte ditt eget undvikande ta över i situationen. Just passiv aggressivitet vet vi kan driva konflikter enormt långt. Ta istället ansvar för situationen du har hamnat i.
Säg det du vill säga, men utan höjd röst, eller aggressiv ton. Träna gärna med en vän innan för att få feedback på hur du lägger fram det du vill säga om du känner dig osäker. Kom ihåg att vi har alltid olika sätt att uppfatta situationer på, allt har alltid två sidor och sällan finns en absolut sanning. Glöm inte att ha med dig ett öppet sinne för att faktiskt lyssna in vad den andre parten har att säga och hur den uppfattat situationen. Att påminna sig själv om att man inte alltid har rätt är alltid klokt att göra.
2. Använd aktivt lyssnande
Vi har två öron och en mun, glöm inte att det är än viktigare att lyssna än att prata. Hitta en lugn inre plats och försökt att aktivt lyssna in den andre parten. Undvik negativa tankar som strömmar igenom ditt huvud som försöker befästa din egen syn eller åsikt. Ha en nyfikenhet på vad den andre har att säga.
I dessa situationer när vi ska försöka lösa en konflikt är det viktigt att vi hittar både en bra plats och ger mötet tillräckligt med tid för att båda parter ska få säga det de vill säga och även hinna lyssna in varandra. Aktivt lyssnande är en av de viktigaste aspekterna för konflikthantering och konfliktlösning.
3. Självreflektera och konfliktlös
Genom att själva reflektera över vad den andre parten säger, genom att verkligen ta in en annans sätt att se på saker och ting – då kan många konflikter lösas. Då kan vi förstå vad som har lett fram till deras tolkning av en situation och varför de har sagt eller gjort något.
Fokusera på det som ni är överens om och mindre om era meningsskiljaktigheter.
Behöver du hjälp med konflikthantering?
Ibland är det svårt att lösa konflikter utan extern hjälp.
Ta gärna kontakt med våra konsulter Jesper Wigzell, Petra Karlsson Berglund eller Jakob Krajevski som kan ge dig råd och stöttning framåt.