På få veckor har allt fler börjat arbeta hemifrån pga. av Coronaviruset. Detta ställer helt nya krav på både medarbetare och chefer. Vare sig du är nybörjare eller rutinerad är det guld värt att ha bra struktur och även rätt verktyg för att upprätthålla produktionen och en arbetsglädje på distans. Vi har låtit vår konsult Karin Lindblom sätta upp ett par korta tips för dig som numera arbetar från hemmaplan för att få en lyckad arbetsdag.

 

  1. Tappa inte dina kollegor – Det är lätt hänt att hamna i sin egna lilla bubbla när man inte sitter på arbetet med sina kollegor, många av oss som har en stor del av vårt sociala liv på arbetsplatsen och risken att känna sig ensam kan vara stor. Att fortsätta hålla kommunikationen med kollegorna är viktigt både för att fortsätta trivas med sin tillvaro men även för att få saker gjorda. Se till att använd mail och sms men det kan även vara bra att använda andra digitala hjälpmedel som Zoom, Teams/Skype eller Slack för att kunna chatta, ha videomöten och fortsätta att ha bra interna dialoger. Bjud in till virtuella fikapauser eller kanske till och med en virtuell AW?
  2. Planering –  Tänk mentalt att din arbetsdag är precis som vanligt, även om du sitter på hemmaplan. Lägg upp din arbetsdag i största mån på det sätt du brukar göra. Brukar du börja arbetsdagen med möten och avsluta med att kolla av mailskörden, försök att fortsätta med detta. En viktig sak som många glömmer är att planera in för pauser- Ingen av oss mår bra eller är produktiv utan att ta en andhämtning då och då. Rör gärna på dig, hämta kaffe, gå ut och handla lunch – helt enkelt se till att du får ett så ”vanligt” flöde över din arbetsdag som möjligt.
  3. Möten – Många av oss har telefonmöten eller videomöten i dessa tider. Det finns mycket att säga om att skapa bra och produktiva virtuella möten, men här kommer lite kort. Mina tips till dig är att dels alltid vara i tid, särskilt om ni är många som ska in på samma möte. Är det du som håller i mötet, starta gärna upp det minst fem minuter innan. Det kan även vara bra att ha testat dina digitala verktyg innan mötet så att du kan känna dig trygg med att kameran och mikrofonen fungerar som de ska. Kom ihåg att många digitala plattformar för möten möjliggör för dig att ta bort bakgrunden eller att göra den oskarp. Detta kan vara klokt att ha koll på beroende på var i ditt hem du sitter. Är det du som kallar till mötet – se till att alla är där! Att välkomna alla personligt med sitt namn är bra och känns mer personligt. Risken med videomöten är att många inte känner sig sedda eller delaktiga, se till att bidra i de möten du är med på. Under mötet är det viktigt att du sitter mitt emot kameran så att alla ser dig, och det viktigaste rådet – se till att alltid fokusera på mötet! Undvik din telefon eller andra aktiviteter på din dator. Man ser lätt när deltagare ”försvinner” iväg från mötet genom att blicken börjar flacka och intressenivån sjunker.
  4. Bestäm en tydlig arbetsplats – Ta lite tid för att hitta en plats i ditt hem som passar för arbete. Hitta gärna en plats som möjliggör fokuserat arbete, köksbordet eller kanske något barnrum där det finns skrivbord om du inte har tillgång till ett arbetsrum. Låt din sköna soffa få fortsätta vara en plats för återhämtning och försök låta bli att arbeta i den.
  5. Håll distraktioner borta – Det finns generellt fler distraktioner i ditt hem än på din arbetsplats. Försök att vara fokuserad under din arbetstid och håll undan TV, trädgård, och annat som kan pocka på din uppmärksamhet. Att skapa tydliga gränser för ditt arbetsliv och din fritid är än viktigare nu när du är mycket på hemmaplan. Bestäm redan innan dagen börjar, när är arbetsdagen slut? Hur ska du göra med pauser? att göra sin planering är viktigt och minskar risken för att skjuta upp viktiga arbetsuppgifter och fastna i andra aktiviteter.
  6. Gå ut och få frisk luft – Ergonomin är inte den lättaste om man inte är van vid hemmaarbete. På en arbetsplats brukar vi röra oss runt i kontorslandskapet, vi hämtar kaffe, går till printern och rör oss lite då och då. På hemmaplan är det en vanlig fälla att fastna i samma position en hel dag. Motverka detta genom att till exempel ta en liten kort pauspromenad. Nu när våren är i antågande är det extra fint att få gå ut och se blommor och knoppar. Kanske är ni några kollegor som bor nära varandra? Varför inte lägga in en lunchpromenad ihop så att ni ser till att skapa gemenskap även i denna tid.

 

Och ett par extra tips för dig som är chef:

  1. Glöm inte att boosta teamet – Detta är tiden då alla medarbetare behöver bli sedda extra mycket. Ta korta individuella avstämningar, gärna på videolänk där ni ser varandra. uppmuntra positiva idéer som fikapauser på video och andra roliga idéer. Det är inte ovanligt att motivationen går ner för många som nu sitter hemma, och din roll som chef blir då allt viktigare för att hålla engagemanget vid liv, även när inte ni ses.
  2. Introducera korta avstämningsmöten – Att ha en regelbunden tid att ses med hela ditt team är en enkel och bra åtgärd i dessa tider. Kanske kan ni inleda dagen med ett kort morgonmöte? Se till att du kan stödja dina medarbetare med sin prioritering och ta hellre många korta avstämningsmöten i grupp eller individuellt än att ses alla i ett längre möte. Digitala möten är en konst att göra.
  3. Håll bra möten – Att bli skicklig på att hålla digitala möten kan ta tid. Men i chefsrollen behöver du, även om du är ovan vid denna nya situation, ta kommandot och visa att du är en förebild. Se till att tydligt informera om agendan och glöm inte att lägga in pauser. En bra sak är att göra små-grupper under mötet där du med korta regelbundna intervaller för in reflektionspunkter som teamet kan göra i mindre s.k ”break-out-rooms”. Då håller du lättare engagemanget uppe under ditt möte och får fler aktiva. Glöm inte heller de mer introverta medarbetarna och de som inte är vana vid digitala hjälpmedel, kanske behöver dessa extra stöd av dig just nu?
  4. Glöm inte arbetsmiljön! – Du är fortfarande ansvarig för dina medarbetares arbetsmiljö. Om dina medarbetare i denna kris ska arbeta på hemmaplan under en längre tid, se till att de har de verktyg som de behöver. Kanske ska de ta hem stolen från kontoret så att de sitter bra hemma? Kanske en större skärm än laptopens? Att arbeta hemma ställer mer krav på dig som chef att få en bild över hur arbetsmiljön ser ut runt din medarbetare så att du kan se till att förhindra arbetsskador.
  5. Etablera regler kring kommunikation som chat/videomöten och hur man avslutar sin arbetsdag – Se till att alla medarbetare har tydliga förväntningar och regler för den interna kommunikationen. Behöver dina medarbetare markera att de avslutat sin arbetsdag? Och hur gör man om man vill ta kontakt med en kollega, ska man bara ringa eller föregå med mail? Sätt upp tydliga rutiner så alla vet vad som gäller för just er arbetsplats.